채권채무조회서(잔액확인서)는 특정 일자 기준으로 거래처에 우리 회사 장부상의 채권·채무 잔액을 알리고 확인을 요청하는 문서입니다. 기준일, 잔액과 통화, 채권인지 채무인지, ‘일치 / 불일치’ 회신란, 회신 기한과 담당자, 서명란이 들어가며, 불일치하면 거래처의 잔액과 거래내역을 받아 원장을 한 줄씩 대사해 차이를 찾습니다.
들어가야 할 내용
- 발신 회사와 거래처의 상호, 사업자등록번호, 거래처 코드
- 조회 기준일 (예: 2026년 12월 31일 현재)
- 잔액, 통화, 채권/채무 구분 (외화는 통화별로 따로)
- ‘일치 / 불일치’ 회신란과 불일치 시 거래처 측 잔액 기재란
- 회신 기한, 담당자 연락처, 서명 또는 날인란
불일치 회신을 받았을 때
- 거래처에 같은 기간의 거래내역서(원장)를 요청합니다.
- 기초 잔액이 같은지 먼저 확인합니다. 다르면 이전 기간부터 봅니다.
- 세금계산서는 번호와 금액으로, 입금은 금액과 날짜로 대조합니다.
- 한쪽에만 있는 항목을 정리합니다: 시차, 누락, 금액 오류, 중복, 다른 거래처로 처리.
- 수정할 항목을 거래처와 합의하고 최종 잔액을 다시 확인받습니다.
| 항목 | 우리 원장 | 거래처 원장 | 원인 |
|---|---|---|---|
| 세금계산서 2026-0412 | 48,250,000 | 48,250,000 | 일치 |
| 세금계산서 2026-0431 | 12,600,000 | — | 거래처 미반영 |
| 입금 10/15 | −30,000,000 (10/17 반영) | −30,000,000 (10/15 지급) | 시차, 조치 불필요 |
| 반품 세금계산서 | — | −1,000,000 | 우리 측 미반영 |
자주 묻는 질문
채권채무조회서와 잔액확인서는 같은 것인가요?
실무에서는 거의 같은 의미로 쓰입니다. 감사 목적으로 감사인이 직접 발송·회수하는 경우를 채권채무조회라고 부르는 경우가 많습니다.
이메일로 회신받아도 되나요?
회신자가 권한 있는 담당자이고 발신 출처를 확인할 수 있다면 실무에서 널리 쓰입니다. 회신은 감사 증빙으로 보관하세요.
거래처가 회신하지 않으면?
기한 전에 다시 안내하고 전화로 확인합니다. 그래도 회신이 없으면 이후 입금·세금계산서 등 대체 증빙으로 잔액을 확인합니다.
다음 대사를 몇 분 만에 끝내세요
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무료 체험 시작 →최종 수정: 2026년 11월 14일 · mutabakat.com